Đề nghị mời thầu là một tài liệu chính thức hoặc lời mời được gửi bởi một tổ chức đến các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiềm năng để mời họ nộp đề xuất cho một dự án cụ thể, sản phẩm hoặc dịch vụ. RFP trình bày các yêu cầu, thông số kỹ thuật và tiêu chí đánh giá, cho phép các nhà cung cấp hiểu về nhu cầu của tổ chức và đề xuất các giải pháp hoặc dịch vụ của họ.

Ví dụ

Một công ty dự định triển khai hệ thống phần mềm quản lý nhân sự mới có thể phát hành một RFP đến các nhà cung cấp phần mềm, mô tả các tính năng, chức năng, yêu cầu tích hợp, ngân sách và tiến độ mong muốn. Các nhà cung cấp quan tâm sau đó có thể chuẩn bị và nộp đề xuất của mình, sẽ được đánh giá dựa trên các yếu tố như giá thành, khả năng, hỗ trợ và phương pháp triển khai. Công ty có thể sử dụng các đề xuất từ RFP để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất cho dự án phần mềm quản lý nhân sự của họ.